Backoffice Lead/Recepce
Hledáme novou kolegyni do role Vedoucí recepce/Office managerka. Jestli jste organizačně schopná, zvládáte multitasking, máte ráda pořádek a zkušenosti s vedením menšího týmu, hledáme přímo Vás. Vaší prací bude zajistit hladký chod recepce a administrativní chod společnosti.
Kdo jsme:
Jsme jedničkou mezi dodavateli IT řešení, nejen v ČR ale i v dalších 7 zemích východní Evropy. Na trhu působíme již více než 25 let a je nás již téměř 400. Za svou nejsilnější stránku považujeme náš sehraný tým lidí, který se skládá ze špičkových IT odborníků a lidí, kteří se v oblasti IT cítí jako doma. Díky širokému portfoliu technických řešení je práce v ALEF různorodá a poskytuje možnost využít, ale i nabrat bohaté praktické zkušenosti.
Co tě u nás čeká?
Recepce a administrativní podpora
- Zajištění plynulého chodu recepce v nepřetržitém režimu (spolupráce s dalšími recepčními pro zajištění přítomnosti minimálně jedné osoby na recepci)
- Zajištění zásobování kancelářským materiálem a občerstvení pro interní a školící účely
- Zajištění a administrace náhradního plnění
- Zadávání a administrace obchodních smluv a korespondence
- Zpracování došlé pošty, odesílání firemní korespondence, zabezpečení úředních dokumentů dle potřeby
- Zadávání kontaktů, dodavatelů, zákazníků, bankovních účtů do systému.
- Organizace schůzek pro členy mngmt a boardu
- Organizace služebních cest pro zaměstnance
Správa školení a administrace zkoušek a certifikací
- Přihlašování certifikačních zkoušek – Pearson VUE.
- Administrace a kontrola každoročních revizí elektrických spotřebičů, BOZP (bezpečnost a ochrana zdraví při práci) a PO (požární ochrana).
- Příprava materiálů na školení a příprava školících místností před začátkem školení
- Komunikace s trainingovým a marketingovým oddělením v rámci objednávání materiálů pro školení
Nákupy a správa mobilních zařízení
- Zajišťování nákupu neobchodního zboží a služeb pro zaměstnance
- Vytváření interních objednávek a karet majetku v informačním systému
- Administrace mobilních telefonních čísel a tarifů, zajištění převodů telefonních čísel a změn tarifů
Další administrativní činnosti
- Administrativní práce dle zadání managementu společnosti
- Objednávání kurýrů
- Zajištění provozních záležitostí dle instrukcí nadřízeného
- Spolupráce při výběru dodavatelů neobchodního zboží
- Efektivní komunikace a spolupráce s ostatními odděleními, plnění dalších požadavků nadřízeného
Údržba a úklid
- Kontrola firemních prostor v rámci úklidových služeb
- Objednávání a přebírání hygienického materiálu
- Komunikace s úklidovou službou
Co bys měl umět a znát?
- Zkušenosti na obdobné administrativní pozici.
- Zkušenosti s vedením malého týmu
- SŠ/VŠ vzdělání.
- Znalost práce na PC na pokročilé úrovni (MS Office - MS Word, MS Excel, MS Outlook, Internet Explorer).
- Dobré komunikační dovednosti a příjemné vystupování
- Loajalita k firmě, týmový duch, samostatnost, proaktivní přístup, vysoké pracovní nasazení, smysl pro zodpovědnost.
- Výborná znalost ČJ (ústní i písemný projev), AJ - středně pokročilá úroveň, další jazyky výhodou.
- Znalost MS Navision/Business Central výhodou
- Řidičský průkaz sk. B - aktivní řidič
A co ti můžeme nabídnout?
- Stravenkový paušál
- Neomezené Sick Days
- Služební telefon a pracovní notebook, což bereme jako samozřejmost :)
- Work life balance nám není cizí. Možnost až 10 dnů dovolené navíc dle odpracované doby
- Roční kupon na MHD
- Výuku anglického jazyka
- Možnost multisport karty
- Práci v srdci Karlína v designových kancelářích, které byly oceněny titulem "kancelář roku 2018"
- Výkonové odměny