Ingyen volt, mégis sokba került

Az ingyen termékek mindenkit boldogabbá tesznek, így nem csoda, hogy amikor a Microsoft a COVID-19 hatására elkezdte forgalmazni a Teams Exploratory licensz csomagot, az hozott az emberek számára némi örömöt az ürömbe, hiszen ez egy olyan erős pakk a piacon, amivel egy tenant-hoz 100 db ingyenes Teams licenszet kezdtek árulni.

Az igazi szépsége viszont nem pusztán maga a Teams volt. Vele járnak olyan hasznos alkalmazások, mint az Exchange Online (Plan 1), MDM, Power Automate, Power Apps, Office Online és még sok más hasznos és meggyőző funkció.

Azaz nemcsak lehetőséget ad, hogy felépítsd a szervezeten belüli kommunikációt a Teamsre felfűzve, hanem rengeteg egyéb licensszel/appal bővíti, valamint megadja a Microsoft berkein belül ismert +10GB SharePoint tárhelyet is, ami minden tenanthoz csatolt termékhez jár. Így egyszerű matekkal kijön, hogy durván 1TB tárhelyet adott a Microsoft grátisz a licenszek lejáratáig, ami ebben az esetben 1 év volt.

Az eddig hallott problémák ott indultak, hogy kezdő Microsoft tenant adminoknak erről a funkcióról nem volt tudomása. Ugyanis ha nem korlátozzuk, akkor ezt a licenszet bármelyik felhasználó elindíthatja és a Microsoft gépezete máris allokál a tenanthoz egy 100db-os licensz csomagot, amiről kvázi nem is tudják az emberek, hogy létezik, és csak az előnyeit élvezik.

„Te még nem használod a Teams-et? Sokkal jobb, mint email-ezni, és csak le kell tölteni, meg bejelentkezni a felhasználóddal!” Ilyen, és hasonló mondatok hangzottak el, mikor a felhasználók vérszemet kapva belebolondultak a használatába, és a „shadow IT” úgy alakult ki, hogy a rendszergazdák észre sem vették. SharePoint site-ok hada született, mert nem volt korlátozva a Teams és Channel létrehozás módja, viszont utólag rendet rakni nagyon fájdalmas tud lenni.

Mikor az ALEF-hez csatlakoztam, épp akkor jártak le az első ilyen licenszek, és döbbenten hallgattam a rendszergazdák panaszait, hogy Ők sosem aktiváltak ilyet, ez hogyan történhetett meg? Mi lesz most? Mostanra az élete sok felhasználónak összenőtt a Teams használatával és azok funkcióival. Komplett kollaborációk alakulhattak ki több domain között, amikben hol ti vagytok Guest-ként jelen, hol nálatok jöttek létre a Guest felhasználók, mert elfelejtettétek korlátozni őket, ugyanis ezek az opciók alapbeállítás szerint nyitva vannak. A megannyi SharePoint site pedig redundanciához, inkonzisztens adatokhoz és persze adatszivárgáshoz vezethet.

Amivel szembesülni szoktak a rendszergazdák, az leginkább a megnövekedett licensz költség, hiszen ha már az életünk részévé vált, nem lehet lemondani, de ha a budgetben nem volt benne... Senkinek sem lesz őszinte a mosolya a nap végén. Illetve az a tény, hogy amikor lejár az exploratory licensz, akkor 1TB tárhelytől kell elbúcsúzni, szintén nem egy örömteli pillanat. Elvégre, ha neked úgy lett aktiválva, hogy volt 40 usered, akinek most van valami Business licensze, amihez 40x10GB+ tárhely jár az eleve járó 1TB-od mellé, akkor a korábbi 2TB helyett most már csak 1,4TB van. És aki felszámolta a File szervert ezidő alatt, és mindent SharePoint-ra költöztetett, az eléggé el tud szomorodni, mikor a Sync kiírja, hogy elfogyott a tárhely, ezért megállítja a szinkronizációt. Aggódalomra semmi ok! Vásárolható Office 365 Extra File Storage add-on licensz, amivel növelhető a SharePoint tárhely 1GB-onként – de ugye ez az összeg sem volt budgetelve az év elején.

Könnyen így járhat az ember egy elindított, később automatikusan megújuló 25db-os trial csomaggal is, ahol magától aktiválódhat előfizetés.

Hasonlóan vérszemet kaphat az a „kezdő” fejlesztő, aki a Power App / Power Automate fejlesztés során egy egyszerű kattintással aktiválta a Prémium feature-t, lefejlesztett valamit, amit a cég örömmel fogadott, és a lejárat után szembesültek csak vele, hogy ezentúl ennek a belső fejlesztésnek bizony havidíja is lesz.

Talán jól érezhető, hogy itt nem az üzletpolitika a hibás, hiszen teret ad a fejlődésnek és a komfortzónán kívüli ismerkedésnek, de ha nem szabunk korlátokat, könnyen meglepetés érhet minket, így jobb előre gondolkozni, és feltenni a kérdést:

„Ez nálunk is megtörténhet?” „Biztosan tudom, hogy mi zajlik a tenantomban?”

Ha nem vagy benne biztos, mindenképp kérj segítséget!

Mondjak rémisztőbbet? A Felhasználók bármikor tudnak tenantot létrehozni, ha az adminok nem korlátozzák! Ez a userek saját fejlődését hívatott támogatni egy játék környezetben, de ha ez nem irányítottan történik, hamarosan óriási káosszá tud változni a történet, így érdemes elgondolkozni, hogy kiengedjük e a szellemet a palackból, vagy kontrollálva engedünk teret neki.

Remélem, sikerült felkeltenem a figyelmeteket, és ha csak egy rendszergazdát megmentettem egy hosszas rendrakástól, már elértem a célomat!

Szeretnél többet tudni?

Vedd fel velünk a kapcsolatot az alábbi elérhetőségen:

• Kósa Balázs 
  Systems Engineer
  +36 70 5293 704
  balazs.kosa@alef.com