Functionalităti bazate pe Inteligenta Artificiala, in Microsoft 365

Bogdan Păun

Microsoft Pre-Sales Engineer

bogdan.paun@alef.com

Nu este niciun secret ca activitatile zilnice au inceput sa se desfasoare din ce in ce mai rapid. A iti petrece intreaga zi in sedinte, sau purtand discutii telefonice, avand prea putin timp la dispozitie pentru a te axa pe subiectele critice, a devenit o situatie des intalnita.

MyAnalytics, funtionalitatea din Microsoft 365, ce ne ofera informatii asupra productivitatii fiecaruia dintre noi, a fost creata tocmai pentru a ne ajuta cu aceste situatii – si urmeaza sa devina si mai „puternica”.

Prin intermediul dashboard-ului disponibil in portalul de Microsoft 365, a functionalitatii Insights din Outlook si a sumarurilor saptamanale, MyAnalytics ofera sfaturi si sugestii pe baza analizelor realizate cu ajutorul inteligentei artificiale, pentru a ne ajuta sa lucram mai eficient.

Posibilitatea ca fiecare utilizator sa isi creeze propriul lui plan de focus, astfel incat sa se poata concentra pe activitatile cele mai presante, este prima dintre actualizarile ce urmeaza a fi implementate, in perioada imediat urmatoare.

Planul personal de focus, sau cum iti poti rezerva timp pentru ceea ce conteaza

Preferintele legate de productivitate, sunt diferite de la persoana la persoana, insa toti expertii ce se ocupa de studiul concentrarii la locul de munca, au ajuns la concluzia ca, stabilirea unor intervale de timp in care sa ne axam doar pe activitatile ce necesita concentrare maxima are beneficii masive.

Crearea unui plan de focus, va fi implementat de MyAnalytics, prin rezervarea automata a intervalelor de focus zilnic, in functie de disponibilitaea fiecaruia sau doar prin oferirea de sfaturi asupra intervalelor disponibile, lasand rezervarea propriu-zisa in baza utilizatorului.

MyAnalytics Microsoft 365

In situtaia in care se primeste o invitatie pentru un meeting, pentru intervalul pe care il avem stabilit in planul de focus – asa cum de multe ori se intampla – Outlook, cu ajutorul inteligentei artificiale din MyAnalytics, va oferi analize atat imediate cat si saptamanale, cu sfaturi despre cum si cand ne putem reprograma intervalul de focus.

MyAnalytics Outlook

Totodata, MyAnalytics, va „scana” toate mail-urile astfel incat sa ne ajute sa ne respectam promisiunile facute colegilor asupra intervalului de timp in care vom rezolva anumite task-uri, chiar daca nu cream un task propriu zis in Outlook. Acest lucru se va face simtit prim implementare de notificari in ferestre adaptive legate de mesajele prin care am stabilit intervalul de comun acord.

MyAnalytics Outlook

Studiile realizate au aratat ca intervalul de timp necesar reintoarecerii la starea de concentrare necesara rezolvarii unui task, dupa ce ai fost intrerupt din activitate este de aproximativ 23 de minute. Pentru a limita aceste intreruperi, cand incercati sa va concentrati asupra unui task important, Microsoft Teams va modifica automat statusul in „Focus” trecand totodata in modul “Do Not Disturb” pe tot intervalul de timp alocat pentru task-ul respectiv. Astfel intreruperile vor fi minimizate la maxim, fiind permise doar mesajele urgente sau de la persoanele de contact cu priority access.

MyAnalytics Teams

Pentru a intelege mai bine care este modelul de lucru actual, si a primi informatii si recomandari despre cum va puteti imbunatati concentrarea, vizitati dashboardul personal MyAnalytics si mail-urile informative primite saptamanal.

Sursa gif: 1 , 2 , 3 , 4