GDPR

Informácie o spracúvaní osobných údajov (Privacy Notice)
Ochrana osobných údajov je pre nás dôležitá. Osobné údaje spracúvame v súlade s platnými právnymi predpismi, najmä so všeobecným nariadením o ochrane osobných údajov („GDPR“) a súvisiacimi národnými právnymi predpismi.

Ako chránime vaše údaje
Zaviedli sme primerané technické a organizačné opatrenia s ohľadom na povahu, rozsah a účely spracúvania a na možné riziká pre práva a slobody fyzických osôb. Tieto opatrenia zahŕňajú najmä:

  • ochranu osobných údajov prostredníctvom vhodných bezpečnostných mechanizmov vrátane šifrovania alebo pseudonymizácie, ak je to vhodné,
  • zabezpečenie dôvernosti, integrity a dostupnosti našich informačných systémov,
  • schopnosť obnoviť dostupnosť údajov a prístup k nim v prípade technického alebo bezpečnostného incidentu,
  • zavedené procesy na riešenie bezpečnostných incidentov a ich oznamovanie v súlade s platnými právnymi predpismi,
  • postupy umožňujúce výkon práv dotknutých osôb (napr. právo na prístup, opravu alebo výmaz),
  • pravidelné vyhodnocovanie účinnosti prijatých opatrení a ich priebežné zlepšovanie.

Prevádzkovateľ
Prevádzkovateľom osobných údajov je  ALEF Distribution SK, s. r. o., Galvaniho 17/C, 821 04 Bratislava, e-mail: dpo@alef.com
(ďalej len „Spoločnosť“)
V odôvodnených prípadoch môžu byť osobné údaje zdieľané medzi spoločnosťami v rámci skupiny ALEF Group, ktoré vystupujú ako samostatní prevádzkovatelia, najmä na interné administratívne účely, poskytovanie služieb a skupinové reportovanie.

Rozsah spracúvania
Toto oznámenie vysvetľuje, ako spracúvame osobné údaje:

  • zákazníkov a obchodných partnerov a ich zástupcov,
  • návštevníkov webových stránok,
  • účastníkov marketingových aktivít a školení,
  • uchádzačov o zamestnanie,
  • návštevníkov našich priestorov,
  • používateľov WiFi pripojenia.

Účely a spracúvanie osobných údajov
Ak je spracúvanie založené na oprávnených záujmoch Spoločnosti, tieto záujmy zahŕňajú najmä obchodnú komunikáciu so zákazníkmi a partnermi, rozvoj obchodných vzťahov, organizáciu podujatí a zabezpečenie IT a fyzickej bezpečnosti.

Marketing a obchodná komunikácia
Spracúvame kontaktné údaje, komunikáciu a marketingové preferencie na účely B2B marketingu, komunikácie a riadenia obchodných vzťahov.
Právny základ: oprávnený záujem Spoločnosti na rozvoji obchodných vzťahov a komunikácii so zákazníkmi; prípadne súhlas.
Doba uchovávania: počas trvania obchodného vzťahu a až 4 roky po jeho skončení.

Marketingové podujatia
Spracúvame kontaktné údaje, registračné informácie, fotografie a videozáznamy na účely organizácie a dokumentácie podujatí.
Právny základ: plnenie zmluvy, oprávnený záujem na organizácii podujatí alebo súhlas (najmä pri citlivých údajoch).
Doba uchovávania: počas trvania podujatia a až 4 roky po jeho skončení.

Zmluvy a objednávky
Spracúvame kontaktné, zmluvné a fakturačné údaje na účely plnenia zmluvy, dodania a fakturácie.
Právny základ: plnenie zmluvy, právna povinnosť, oprávnený záujem na ochrane práv a vedení evidencie obchodných vzťahov.
Doba uchovávania: počas trvania obchodného vzťahu a až 10 rokov po jeho skončení (v súlade s platnými právnymi predpismi).

Školenia a certifikácie
Spracúvame kontaktné a profesijné údaje, účasť na školeniach a výsledky skúšok na účely poskytovania školení a certifikácií.
Právny základ: plnenie zmluvy, oprávnený záujem alebo právna povinnosť.
Doba uchovávania: záznamy o školeniach do 5 rokov; certifikácie počas ich platnosti a až 10 rokov po jej skončení. Záznamy testov (VUE Pearson) sa neuchovávajú.

Nábor (Recruitment)
Spracúvame identifikačné a profesijné údaje (životopisy, referencie) na účely náboru.
Právny základ: predzmluvné opatrenia a oprávnený záujem na výbere vhodných kandidátov.
Doba uchovávania: 12 mesiacov, prípadne až 3 roky na základe súhlasu.

Prístup k WiFi
Spracúvame technické identifikátory zariadení a údaje o pripojení na účely zabezpečenia prevádzky WiFi siete, ochrany IT systémov a prevencie zneužitia.
Právny základ: oprávnený záujem Spoločnosti na zabezpečení IT bezpečnosti.
Doba uchovávania: po dobu nevyhnutnú na zabezpečenie bezpečnosti siete, maximálne 18 mesiacov podľa interných bezpečnostných pravidiel.

Kamerový systém (CCTV)
Spracúvame videozáznamy z kamerového systému na účely ochrany majetku a osôb, kontroly vstupov do priestorov a vyšetrovania bezpečnostných incidentov. Monitorované sú iba vstupy do kancelárií a technických IT priestorov (napr. serverovní). Monitoring neprebieha vo vnútri kancelárií, na pracoviskách ani v oddychových priestoroch.
Právny základ: oprávnený záujem Spoločnosti na zabezpečení bezpečnosti a ochrane majetku; prípadne právna povinnosť.
Doba uchovávania: systém je v prevádzke nepretržite (24×7×365). Záznamy sa uchovávajú maximálne 72 hodín a následne sa automaticky vymazávajú. Dlhšie uchovávanie je možné iba v odôvodnených prípadoch, najmä pri vyšetrovaní konkrétneho bezpečnostného incidentu.

Príjemcovia osobných údajov
Osobné údaje môžu byť sprístupnené:

  • poskytovateľom IT a cloudových služieb,
  • marketingovým a eventovým partnerom,
  • logistickým a platobným partnerom,
  • spoločnostiam v rámci skupiny ALEF Group,
  • orgánom verejnej moci, ak to vyžaduje zákon.

Prenos do tretích krajín
V niektorých prípadoch môžu byť osobné údaje prenášané mimo EÚ/EHP (napr. cloudové služby).
Takéto prenosy prebiehajú v súlade s GDPR, najmä na základe rozhodnutí o primeranosti, štandardných zmluvných doložiek (SCC) a doplňujúcich opatrení.

Zdroje osobných údajov
Osobné údaje získavame priamo od dotknutých osôb, od obchodných partnerov, z verejných zdrojov a z interných systémov.

Práva dotknutých osôb
Máte právo na prístup k osobným údajom, ich opravu, výmaz, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov a právo namietať.
Ak je spracúvanie založené na súhlase, môžete ho kedykoľvek odvolať.

Povinnosť poskytnúť údaje
Poskytnutie osobných údajov je v niektorých prípadoch zmluvnou alebo zákonnou požiadavkou.
Bez ich poskytnutia nemusí byť možné uzavrieť zmluvu alebo poskytnúť požadovanú službu.

Automatizované rozhodovanie
Nedochádza k žiadnemu automatizovanému rozhodovaniu ani profilovaniu v zmysle článku 22 GDPR.

Dozorný orgán
Máte právo podať sťažnosť na príslušnom dozornom orgáne – pozri.

Kontakt
Na uplatnenie vašich práv alebo v prípade akýchkoľvek otázok nás kontaktujte na: dpo@alef.com