Teams Tips and Tricks

Eduard Plesu

BDM Microsoft

eduard.plesu@alef.com

Trăim o perioadă de digitalizare forțată, în care tot mai multe companii caută soluții pentru a facilita munca la domiciliu. Microsoft Teams este una dintre soluțiile cel mai des folosite pentru ca angajații să rămână productivi și să continue să comunice și să colaboreze eficient cu colegii sau partenerii de pretutindeni.

Unul dintre avantaje este ca Microsoft Teams este inclus în majoritatea planurilor Microsoft 365 (puteți verifica lista completă a subscripțiilor ce conțin Teams în acest link). Pentru companiile care vor să utilizeze Teams, dar nu au încă o subcripție, Microsoft vine în sprijinul lor prin oferirea unui cont de testare Office 365 E1, disponibil 6 luni, sau versiunea comerciala a Microsoft Teams pe aceeași perioadă de timp. Aceste opțiuni sunt disponibile pentru activare prin intermediul partenerilor CSP (puteți citi mai multe de aici). Totodata, există o versiune gratuită a soluției Microsoft Teams disponibilă pentru oricine.  

În continuare, am selectat câteva sfaturi și trucuri de utilizare a Microsoft Teams, care să vă ajute să obțineți cea mai bună experiență de utilizare a soluției.


Programarea întâlnirilor online

Odată cu restricțiile impuse ca urmare a răspândirii COVID-19, ne-am văzut nevoiți să ne adaptăm și să ne schimbăm modul obișnuit de a ne desfășura activitatea. Astfel, într-un timp foarte scurt, de la prânzurile cu clienții noștri, vizitele regulate la aceștia, sedințele clasice de la birou, participarea la evenimente și workshop-uri, am trecut la întâlniri online, webinarii și evenimente live.

Prin intermediul Teams, vă puteți conecta instant cu colegii, partenerii sau clienții dvs.

Să ne imaginăm ca discutați pe www.linkedin.com cu un prospect. Totul decurge conform planului și vreți să-i faceți o prezentare live pentru unul din produsele dvs. Acest potențial client nu folosește Microsoft Teams. Ce puteți face?

Deschideți ”Calendarul” din Teams și selectați opțiunea ”Meet now.” Veți începe astfel o întâlnire online instant.

Selectați cele 3 puncte pentru mai multe opțiuni, după care ”Show meeting details.” O nouă fereastră va apărea și veți putea copia link-ul de participare la întâlnirea online.

Puteți merge apoi în orice fereastră de chat și să lipiți link-ul. Astfel, clientul se va putea conecta la întâlnirea online.

Pe scenariul de mai sus, în care clientul nu dispune de cont de Microsoft Team, va avea posibilitatea să se conecteze direct din browser.

Tot ce va trebui să facă este să-și pună numele și gata; veți putea folosi capabilitățile audio/video, partajare de ecran, aplicații și multe alte opțiuni.

De asemenea, puteți programa o întâlnire online cu colegii sau partenerii la o anumită oră. Pentru asta, deschideți calendarul din Teams, selectați ”New Meeting” și apoi ”Schedule meeting.”

Veți putea adăuga participanți care sunt membri ai organizației dvs., dar și persoane din exteriorul firmei. Dacă este o întâlnire de echipă o puteți posta într-un canal pe Teams, astfel încât toți membrii acelei echipe să participe.

Puteți controla buna desfășurare a ședinței prin setarea permisiunilor din secțiunea ”Meeting options”.

De aici, puteți gestiona cine are access direct în ședință sau cine poate intra doar cu permisiunea organizatorului. Astfel, puteți preveni situații când o persoană neautorizată intră în sedință. Totodată, puteți limita posibilitatea de a partaja ecranul doar la membrii organizației dvs. Astfel, veți elimina riscul ca o persoana neautorizată să partajeze de ex. informații tendențioase în timpul întâlnirii online.


Blurează imaginea de fundal

Atunci când lucrați de acasă pot apărea deseori situații neprevăzute în timp ce participați la o video-conferință și cineva sau ceva se mișcă în fundal și distrage atenția participanților.

În Microsoft Teams aveți posibilitatea de a blura imaginea de fundal sau chiar să modificați setările de fundal, astfel încât să pară că sunteți undeva la munte sau la mare. Imaginea se va focusa pe dvs. și va ascunde tot ce se află în spatele dvs. Pentru a face asta, selectați cele 3 puncte pentru a deschide meniul de opțiuni, după care selectați ”Show background effects” și alegeți imaginea de fundal care vi se potrivește.


Partajează conținut (desktop, window, prezentare PowerPoint, Whiteboard)

În timpul unei ședințe online, webinar sau eveniment live, pot apărea situații când sunteți nevoit să partajați conținut. În Microsoft Teams prezentatorul are opțiunea de a partaja ecranul laptopului/desktopului. Prin această opțiune, ceilalți participanți vor vedea tot ce este pe ecranul dvs. Dacă doriți să aveți mai mult control asupra conținutului partajat și nu doriți ca alții să vadă un pop-up email sau notificare pe chat din motive de securitate/GDPR, puteți partaja o ferastră (aplicație) și participanții vor vedea doar conținutul aplicației respective.

În timp ce prezentați un fișier PowerPoint, aveți posibilitatea de a dezactiva opțiunea ”private viewing”, astfel încât ceilalți participanți să interacționeze cu slide-urile și să deranjeze prezentarea.


Înregistrează ședințele pentru a le vizualiza și partaja ulterior

Să ne imaginăm că organizam un webinar și dorim să-l înregistrăm pentru a-l partaja cu participanții sau cu cei care nu au reusit să intre în timp util. Microsoft Teams vă dă posibilitatea de a înregistra fiecare întâlnire online pentru a o vizualiza mai târziu. Pentru asta, selectați cele 3 puncte pentru mai multe opțiuni și alegeți ”Start recording.” Atunci când vreți să opriți înregistrarea selectați ”Stop Recording.”

După ce este procesat video-ul, veți găsi înregistrarea în chat-ul ședinței.

Îl puteți accesa ulterior și din Microsoft Stream. Accesați www.office.com și logați-vă în contul Microsoft 365. Căutați apoi aplicația Stream.

Veți găsi aici toate înregistrările video din organizația dvs., selectând opțiunea ”Discover” și apoi „Videos.”

Înregistrarea din Teams poate fi vizualizată doar de către membrii organizației dvs. Dacă doriți să partajați video-ul cu clienții dvs., aveți posibilitatea de a-l descărca si partaja via OneDrive for Business. Selectează ”Share”, apoi permite accesul tuturor persoanelor care au link-ul și trimite-l oricui doriți să vadă înregistrarea.


Creați sondaje, chestionare sau quiz-uri

Imaginați-vă că discutați cu colegii dvs. și aveți un brainstorming despre un proiect. Trebuie să luați o decizie în funcție de părerea majorității. Puteți crea sondaje instant, direct dintr-un chat de grup, echipă sau în timpul unei ședințe online.

Un sondaj poate fi creat printr-o varietate de moduri.

Să spunem că vreți să luați o decizie legată de cea mai potrivită dată pentru crearea unui webinar. Direct în fereastra de chat scrieți: @Forms Ce dată ar fi potrivită pentru organizarea webinarului? 16 aprilie, 17 aprilie, 22 aprilie

Sondajul este creat automat. Membrii chat-ului pot selecta răspunsul. Odată ales un răspuns, nu puteți schimba opțiunea. Cel care a creat sondajul poate vedea rezultatele, dar nu poate vedea cine și ce a răspuns.

Uneori, pot apărea situații când luați parte la o ședință online și trebuie să faceți un scurt sondaj. Puteți face asta selectând opțiunea „show conversation”, alegeți cele 3 puncte pentru mai multe opțiuni și apoi căutați aplicația „Forms”

Veți putea astfel să creați un sondaj rapid, cu un singur sau mai multe opțiuni de răspuns.

Participanții pot vota și vizualiza rezultatele. Numele și răspunsurile vor fi salvate în aplicația Forms, pe care o puteți accesa din contul dvs. de Microsoft 365.

Sondajul rapid este valabil doar pentru citire si nu poate fi editat. Puteți vizualiza rezultatele online, să le exporați într-un fișier Excel sau să le printați.

În Microsoft Team puteți crea chestionare complexe prin intermediul aplicației Forms. În timp ce sunteți într-o echipă în Teams, puteți adăuga un tab nou cu un chestionar Forms. Puteți crea un chestionar de la zero, sau dacă îl aveți deja creat puteți să-l folosiți pe acela. În acest caz, aveți două opțiuni: creați un tab pentru a colecta răspunsurile sau unul pentru a partaja răspunsurile.

Dacă alegeți să colectați răspunsurile, toți membrii echipei vor putea completa chestionarul și dvs. veți putea vizualiza răspunsurile. Chestionarul este accesibil si din aplicația Teams, disponibilă și pe telefoanele sau tabletele cu sistem de operare Android sau iOS.

Înregistrează-te pentru a fi la curent

Află când vor fi următoarele webinarii, dar și informații relevante despre tehnologiile Microsoft.

*Sunt de acord ca ALEF Group să prelucreze datele mele cu caracter personal conform politici

 

 

Pentru orice alte detalii, ne puteți scrie oricând la adresa ro-microsoft@alef.com.